วันอาทิตย์ที่ 29 มิถุนายน พ.ศ. 2551

สรุป
ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน
ความหมายของสำนักงาน
สำนักงานคือ สถานที่แห่งหนึ่งซึ่งอาจเป็นเพียงห้องเดียวหรือหลายห้อง อาจใช้เป็นสถานที่สำหรับทำธุรกรรมต่าง ๆ
ลักษณะข้อมูลหรือเอกสารในสำนักงาน
คำสั่ง หมายถึง สิ่งที่กำหนดให้พนักงานและผู้บริหารต้องดำเนินการเมื่อได้รับ
รายงาน หมายถึงเอกสารต่างๆ เช่น รายงานการประชุม
บันทึกช่วยจำ จะเป็นเอกสารที่เป็นบันทึกช่วยจำ เช่น สรุปรายละเอียดการดำเนินงาน
ข่าว เช่น รายงานข่าวเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นซึ่งอาจจะเป็นเรื่องเกี่ยวกับองค์การเองหรือเกี่ยวกับองค์กร

ประเภทข้อมูลหรือเอกสารในสำนักงาน
เอกสารการพิมพ์ หมายถึง เอกสารที่พิมพ์มาเสร็จเรียบร้อย
เสียง หมายถึง การพูดหรือบอกคำสั่ง
ภาพลักษณ์ หมายถึง ภาพหรือแผนภูมิที่จัดทำขึ้นเพื่อสื่อความหมายของข้อมูลข่าวสารบางอย่าง
สื่อที่คอมพิวเตอร์อ่านได้ หมายถึง การส่งข้อมูลข่าวสารในรูปแบบที่คอมพิวเตอร์เข้าใจและนำไปใช้งาน
ได้ทันที

องค์ประกอบของสำนักงาน
ผู้ปฎิบัติงานในสำนักงาน มีงานสำคัญที่ต้องปฏิบัติในสำนักงาน 7 ด้าน ดังนี้
1.ด้านบริการผู้บริหาร
1.1 การรับและสนทนาโทรศัพท์
1.2 การรับส่งเอกสาร
1.3 การจัดตารางนัดหมาย
1.4 การจัดเก็บและค้นหาเอกสาร
1.5 การจัดการเดินทาง
2.ด้านข้อมูลและเอกสาร
2.1 การรับและบันทึกการรับเอกสาร
2.2 การส่งเอกสาร
2.3 การจัดทำเอกสาร
2.4 การจัดส่งและบันทึกการส่งเอกสาร
2.5 การจัดเก็บและค้นคืนเอกสาร
3.ด้านอาคารสถานที่ พัสดุ และอุปกรณ์
ได้แก่ งานที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกและปรับปรุงข้อมูลเกี่ยวกับอาคาร สถานที่
จุดประสงค์ คือ ทำให้ผู้บริหารและพนักงานทราบว่า องค์การและหน่วยงานมีสินทรัพย์หรือ
ทรัพยากรอะไรบ้าง

4. ด้านการจัดการบุคลากร
ได้แก่ งานที่เกี่ยวข้องกับการจัดหารับสมัคร คัดเลือก และบรรจุพนักงานเข้าทำงานในหน่วยงาน

5. ด้านการเงินและบัญชี
ได้แก่ งานที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกข้อมูล งบรายได้และการรับเงินรายได้ การจ่ายเงิน

6. ด้านการจัดการประชุม
ได้แก่ การจัดการประชุมต่าง ๆ ภายในหน่วยงาน ระหว่างผู้บริหารกับพนักงาน

7. งานประชาสัมพันธ์
ได้แก่ การประชาสัมพันธ์หน่วยงานให้บุคคลภายนอกรู้จักและเข้าใจกิจการของหน่วยงาน

เครื่องใช้สำนักงาน มีดังต่อไปนี้
1 เครื่องพิมพ์ดีด
2. เครื่องโทรศัพท์
3.โทรสาร
4.ตู้เก็บเอกสาร
5. เครื่องถ่ายเอกสาร
6. คอมพิวเตอร์

สำนักงานอัตโนมัติ
หมายถึง การประยุกต์คอมพิวเตอร์และการสื่อสารในสำนักงานซึ่งประกอบด้วย พนักงาน นักวิชาชีพ และผู้จัดการ ซึ่งประกอบด้วย บุคลากร , กระบวนการปฏิบัติงาน, เอกสาร ข้อมูลสารสนเทศ , เทคโนโลยี , การบริหารจัดการ ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย ,เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ,ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้อง ,ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงาน ,และหน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ดีเทคโนโลยีเพื่อสำนักงานอัตโนมัติประกอบด้วย 5 ขั้นตอนดังนี้ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ,เทคโนโลยีคมนาคม ,เทคโนโลยีสำนักงาน ,เทคโนโลยีภาพกราฟิก ,ระบบอินเทอร์เน็ตบุคลากรที่มีบทบาทริเริ่มนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ จะต้องมีผู้บริหารระดับสูง ,ผู้บริหารระดับกลางและผู้ปฏิบัติงานระดับต่างๆ ,นักคอมพิวเตอร์และนักเทคโนโลยีอื่นๆ ประเด็นที่สำคัญในการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ จะต้องมีการเลือกแนวทางการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ การวางแผนการพัฒนา การพัฒนาและจัดระบบสำนักงานอัตโนมัติ การประเมินผลการปฏิบัติงานและการปรับเปลี่ยน




แปลสไลด์ที่32และ33วิวัฒนาการของสำนักงานอัตโนมัติ

1932 อัตโนมัติกระดาษ-เทปtypewriter
1933 เกี่ยวกับไฟฟ้าtypewriter(IBM)
1935 สำเนา
1939 เครื่องคิดเลข(Johnv.AtanasoffordBerry)
1942 I-froerunnerเครื่องหมายสมัยใหม่ของคอมพิวเตอร์
1945 Eniacคอมพิวเตอร์-Processesข้อมูลดิจิตอล
1949 Eniac(JohnvonNeumann’sความคิดโปรแกรมห้างร้าน)
1951 Univaci(U.S.Censusการสั่งมอบพนักงาน)
1954 Univaci(โฆษณาแรกใช้)
1961 Selectrictypewriter(IBM)
1963 Minicomputer(บริษัทอุปกรณ์ดิจิตอลDEC)
1964 MT/ST(IBM)
1969 MC/ST(IBM)
1971 Microprocessor(Intel)
1972 ระบบวีดีโอแสดงสำหรับประมวลผลคำ
1973 ระบบแผ่นดิสเก็ตสำหรับประมวลผลคำ
1977 Minicomputer(แอปเปิล)
1978 อิเล็กทรอนิคส์typewriter(EXXON)
1981 IBMpersonalคอมพิวเตอร์
1980s จดหมายเสียง,เครือข่าย,graphicalส่วนติดต่อผู้ใช้
1900s personalเครื่องสื่อสาร มัลติมีเดีย,ผลิตภัณฑ์สมาร์ต

ส่งการบ้านครั้งที่ 1

1.จงอธิบายความหมายของสำนักงาน
ตอบ สถานที่แห่งหนึ่งเป็นเพียงห้องเดียวหรือหลายห้องจะมีขนาดใหญ่หรือเล็กก็ได้ และเพื่ออำนวยความ สะดวกในการทำงาน

2. การจัดการสำนักงานประกอบด้วยกิจกรรมใดบ้าง
ตอบ การวางแผนสำนักงาน
การจัดสายงาน
การควบคุมการปฏิบัติงาน
การแก้ปัญหา
การสร้างขวัญและกำลังใจ
การอำนวยการ

3. การวางแผนการสำนักงานจะต้องดำเนินการอย่างไรบ้าง
ตอบ 1.จัดสถานที่และสภาพแวดล้อม
2.วางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานกับการรับ-ส่ง จัดทำเอกสาร
3.วางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน
4.การแผนการจัดหาบุคคล
5.วางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร
6.วางแผนการติดต่อสื่อสารภายใน-ภายนอกด้วยโทรศัพท์ และโทรสาร
7.วางแผนการจัดซื้ออุปกรณ์ เครื่องใช้ วัสดุ
8.วางแผนค่าใช้จ่ายในสำนักงาน

4. สภาพแวดล้อมเกี่ยวกับที่ตั้งของสำนักงานมีผลต่อการปฏิบัติงานอย่างไรบ้าง
ตอบ 1. ที่ตั้งของสำนักงาน เช่น ตั้งอยู่ใกล้ร้านค้า หรือร้านค้าสำหรับให้บริการพนักงาน
2.ตั้งอยู่ในเส้นทางคมนาคมที่สะดวก
- สุขภาพจิตใจ เช่น
ในภาคอกชนได้จัดตั้งสหภาพแรงงานนี้ปกป้องพนักงานในโรงงานเพื่อให้ได้รับ
ความเป็นธรรม เพื่อให้สำนักงานอัตโนมัตินั้นมีระเบียบและทำงานเป็นระบบสะดวกมาก
ยิ่งขึ้น ช่วยลดระเวลาการทำงานได้มากขึ้น

5.เทคโนโลยีที่ใช้ในสำนักงานมีอะไรบ้าง
ตอบ เครื่องถ่ายเอกสาร
คอมพิวเตอร์ เครื่องปริ้น
โทรศัพท์

6. เหตุผลที่หน่วยงานต้องพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติคืออะไร
ตอบ เพื่อให้สำนักงานอัตโนมัติมีระเบียบ ในการทำงานสะดวกยิ่งขึ้น ยังช่วยลดระยะเวลาได้
และสามารถประหยัดบุคลากร หรือทดแทนการทำงานได้มากยิ่งขึ้น

7. การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงาน จำแนกได้กี่ด้าน
ตอบ 4 ด้าน คือ 1. ด้านการประมวลผลข้อมูล
2. ด้านการจัดสารสนเทศ
3. การประกอบวิชาชีพ
4.การสนับสนุนผู้บริหาร

8. สำนักงานอัตโนมัติมีประโยชน์อะไรบ้าง
ตอบ - ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
- ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจ ในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น
- ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องละรวดเร็ว
- หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ดี

9. การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติมีกี่วิธีอะไรบ้าง
ตอบ 4 วิธี คือ 1. เลือกแนวทาง
2. วางแผนการพัฒนา
3. พัฒนาและจัดระบบ
4. ประเมินผลการปฏิบัติงานและปรับเปลี่ยน

10. ปัญหาในการเรียนการสอนมีอะไร และจะแก้ไขอย่างไร
ตอบ ปัญหา
- ที่บ้านไม่ได้ติดอินเตอร์เน็ตเวลาส่งงานอาจจะลำบาก
วิธีแก้ไขคือ
- ออกมาส่งงานที่ร้านค่ะ

11.สรุปวิวัฒนาการของสำนักงานอัตโนมัติ
ตอบ ระบบปฏิบัติการสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึงสำนักงานซึ่งได้รับการพิจารณาคัดสรรงานต่างๆ ที่มีคุณสมบัติ เหมาะสมมาจัดการเปลี่ยนแปลงวิธีการปฏิบัติงานเดิม ซึ่งมักจะเป็นการปฏิบัติด้วยมือมาเป็นแบบกึ่งอัตโนมัติ หรือ แบบอัตโนมัติสมบูรณ์แบบ นอกจากนั้นยังครอบคลุมรวมถึงการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติที่พัฒนาขึ้นให้สามารถบริหารการสืบค้นเอกสาร ภาพ หรือข้อมูลจากแหล่งจัดเก็บต่างๆ ในสำนักงาน - แผนกต่างๆ เพื่อส่งมอบให้แก่ ผู้ร้องขอซึ่งมีสิทธิ์ นำไปประมวลผลให้ได้ข่าวสารที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน หรือบริหารงานของสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วันพุธที่ 25 มิถุนายน พ.ศ. 2551

ข้อคิดมิตรแท้กับโลกแห่งปัจจุบัน

*___*ภเชถ มิตฺเต กลฺยาเณ = พึงคบมิตรที่ดีงาม"เพื่อนที่ดีมีหนึ่งถึงจะน้อยดีกว่าร้อยเพื่อนคิดริษยาเหมือนเกลือดีมีนิดหน่อยน้อยราคายังดีกว่าน้ำเค็มเต็มทะเล""เพื่อนบางคนอาจจะไม่เห็นด้วยกับเราในทุกๆเรื่องแต่เพื่อนคนนั้นอาจจะจริงใจกับเราที่สุดเลยก็ได้"สมมุติว่าในโลกนี้มีอาหารที่ดีเลิศสุดยอดเป็นอย่างยิ่งอยู่ชนิดหนึ่งแล้วมีคนนำมาเพื่อประสงค์ที่จะให้คนทั้งหลายได้บริโภคแต่เขาหารู้ไม่ว่าคนทั้งหลายนั้นเขากำลังอิ่มอยู่จึงไม่รู้สึกหิวเลยบางคนจึงปฏิเสธที่จะบริโภคอาหารนั้น...อยากถามว่าพวกเขาผิดไหม..."ชีเอ๋ย...ชีวิต"ชีวิตทุกวันนี้ อะไรๆก็ดูซับซ้อนขึ้นบางครั้งความรักความปรารถนาดี หรือความจริงใจที่เรามีให้กับหน้าที่การงาน หรือ มีให้กับบุคคลรอบข้างต้องกลายเป็นความขัดแย้งไม่เข้าใจในความปรารถนาดีชีวิตมันไม่ง่าย...อย่างแต่ก่อนหลายครั้งเราจึงรู้สึกเหน็ดเหนื่อยเพราะความปรารถนาดีของเราเองการรู้จักปล่อยวางเสียบ้าง จึงจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับเรา"เพราะคนบางคน...มันเกินที่จะเยียวยาแล้ว